Softline está convencido de que la información confidencial en cualquier forma que esté disponible para los empleados no debe ser divulgada, distribuida o transferida a ninguna otra persona que no sea una persona que tenga acceso autorizado a esta información.
Esta Política declara el cumplimiento de los requisitos de las mejores prácticas para la protección de la información confidencial.
Las reglas de circulación y protección de la información confidencial deben ser observadas por los empleados de la Empresa, tanto dentro como fuera de Softline.
Objetivo de la política
Asegurar el cumplimiento de las normas para la circulación de la información confidencial y su protección.
Introducción
La Política de Privacidad tiene por objeto prevenir, identificar y eliminar los riesgos de fuga de datos confidenciales.
La política de privacidad es uno de los componentes más importantes del trabajo de la organización, que permite evitar y prevenir los riesgos de fuga de información confidencial.
Ámbito de aplicación
Esta Política se aplica a todos los empleados, trabajadores con contrato de plazo fijo, altos directivos, miembros de la Junta Directiva de Softline (en adelante denominados, Empleados), así como a todas las contrapartes, consultores, distribuidores, revendedores y otros representantes (en adelante denominados, Socios de Negocio) que actúan en nombre de Softline.
¿Qué es la privacidad?
Definimos la privacidad de la siguiente manera: la información se considera confidencial si es de naturaleza personal (ya sea información sobre un empleado o cualquier otra persona), si es comercialmente significativa, si ha sido proporcionada bajo condiciones de confidencialidad, o si es información cuya divulgación inadecuada puede tener consecuencias negativas para Softline, sus socios y clientes.
A los efectos de esta Política, la información confidencial incluye, pero no se limita a
- los archivos personales de los empleados y otros registros;
- al secreto comercial u oficial
- los identificadores y contraseñas para los usuarios de los sistemas de información, los números de seguro social, los contactos internos, la información bancaria y financiera, la información médica y de salud, la información sobre discapacidad o necesidades especiales, la información sobre seguros y beneficios, y los salarios de los empleados;
- la información sobre Softline que no ha sido publicada en el dominio público o que no ha sido autorizada para ser divulgada, incluyendo, pero sin limitarse a, la información sobre el presupuesto, los asuntos financieros, las negociaciones, las licitaciones y otra información;
- las negociaciones entre dos o más miembros del personal con respecto a los clientes;
- las reuniones y conversaciones concernientes a los clientes con personas que no trabajan con Softline, incluyendo amigos y familiares del cliente, en los casos en los que no se haya firmado el Consentimiento para la Divulgación de Información;
- las conversaciones con cualquiera de los gerentes sobre clientes o asuntos financieros, o preguntas sobre el personal de la empresa no relacionadas con las tareas o funciones/área de responsabilidad del gerente;
- la información descrita como confidencial de acuerdo con cualquier otra política, regla o disposiciones de Softline;
- otra información y documentos que un empleado no está obligado a revelar en virtud de sus obligaciones.
Directrices de privacidad
La protección de los datos confidenciales implica las siguientes acciones con respecto a estos datos:
- El almacenamiento adecuado de los materiales, incluidos los datos confidenciales, en un lugar con un nivel de acceso definido por la Empresa y establecido individualmente.
- El cumplimiento de las normas internas para la circulación de documentos en papel que contengan información confidencial, de manera que se evite el riesgo de fugas.
- La política de "escritorio limpio" que se basa en la retirada de los documentos del escritorio por el empleado en caso de supuesta ausencia prolongada del puesto de trabajo, el bloqueo del ordenador al abandonar el puesto de trabajo.
- La autorización obligatoria para acceder al sistema de información.
- El uso de carpetas especiales, cerradas al público, para almacenar y transferir información confidencial.
- El cumplimiento de las normas internas para el envío de información confidencial por correo electrónico, hacer copias, enviar por fax, etc.
- La atención y responsabilidad personal de los empleados en cualquier transmisión de información confidencial, incluida la información oral.
- La creación de copias y duplicados de materiales que contengan información confidencial en caso de fuerza mayor, donde estos materiales puedan ser dañados.
Responsabilidad
Responsabilidad de la administración
Los gerentes son responsables de garantizar que:
- sus empleados subordinados conozcan la existencia de esta política;
- sus empleados entienden esta política;
- sus empleados se guíen por el contenido de esta política, independientemente del lugar en el que estén realizando su trabajo o utilizando información confidencial fuera de su horario de trabajo;
- el contenido de esta política se respete en cualquier lugar de trabajo del que sean responsables;
- se adopten todas las medidas necesarias para apoyar a los empleados en materia de confidencialidad;
Los altos directivos de la Empresa asumen la responsabilidad de la eficiencia y la mejora del sistema de confidencialidad.
Responsabilidad personal
El empleado debe familiarizarse con el contenido de esta política y seguir sus requisitos. El empleado debe cumplir con esta política cuando trabaje en las oficinas de Softline, en otros lugares y desde casa.
El empleado sólo podrá tener acceso a la información confidencial que necesite directamente, y dicha información se tratará de conformidad con las orientaciones más recientes sobre el sistema en el que se almacena la información. La información confidencial sólo puede ser comunicada o revelada a aquellos que necesitan conocerla y cuya identidad ha sido verificada.
El empleado que incumpla las obligaciones enumeradas en los párrafos anteriores será responsable ante el Empleador de conformidad con las leyes del país de residencia del empleado.
Los empleados o trabajadores autónomos que violen la confidencialidad pueden ser objeto de acciones legales o,
- en el caso de un miembro del personal, de medidas disciplinarias, que pueden llegar a incluir el despido;
- en el caso de un empleado contratado se le denegará el acceso a la información confidencial, y el acuerdo de empleo y/o el contrato se rescindirán inmediatamente.
CEO global de Softline
S.V. Chernovolenko