Problema
Desde que a Vee Technologies começou a sua atividade na indústria de consultoria em 2020, já ganhou uma reputação no mundo dos cuidados de saúde, aeroespacial, setor financeiro entre outras indústrias. Os seus clientes adoram-na por causa da sua capacidade de fazer o bem com o seu slogan - 'resultados extraordinários'. Nos últimos anos, a empresa aumentou significativamente o seu número de funcionários, e agora conta com cerca de 600 funcionários. Paralelamente, a empresa expandiu-se geograficamente e, tal como muitas outras empresas, deparou-se com uma série de problemas ao longo do caminho que são normalmente vistos com este tipo de crescimento - Como conseguir manter uma forte cultura empresarial dentro de pessoal disperso? Como assegurar a consistência na documentação quando milhares de documentos são criados pelos seus funcionários todos os dias? E como garantir que todos na empresa estejam a par de últimas informações quando há tanta coisa a flutuar por aí?
Os desafios enfrentados tornaram-se ainda mais sérios devido a plataformas e ferramentas antigas que utilizavam, que deveriam ser desativadas há muito tempo atrás. Este é um cenário familiar. Como acontece com muitas empresas, os funcionários têm tendência de manter o que sabem, e pode ser difícil iniciar as mudanças quando este tipo de comportamento é normal. Quais são os resultados? O sistema de correio eletrónico incómodo que utilizavam estava a atrasar a empresa e a conduzir a estrangulamentos infinitos no fluxo de informação. Além disso, os seus repositórios de documentos encontravam-se num estado fragmentado e desorganizado - diminuindo a confiança dos membros da equipe quando se tratava de localização e partilha dos documentos. O estado da situação era algo que vemos com demasiada frequência - informação importante guardada em locais diferentes e funcionários sem saber onde procurar o que precisam. A falta de consistência estava a prejudicar a sua capacidade de obter os resultados extraordinários.
A solução
Quando a Softline foi convidada para analisar o problema, fomos imediatamente capazes de identificar a tecnologia legada utilizada pela Vee Technologies como a raiz do problema com consistência, fluxo de informação, e comunicações.
Chegámos a uma solução abrangente que combinava um conjunto personalizado de ferramentas da Microsoft para unir todas as equipes numa nuvem única. Com uma estrutura empresarial desta escala, não há lugar para "penugem". De facto, as soluções externas podem muitas vezes prejudicar o resultado, pelo que fomos rigorosos na seleção, escolhendo apenas as ferramentas que serviriam para realizar os três resultados-chaves.
No entanto, uma solução de sonho é, sem dúvida, apenas metade da batalha. Se os funcionários não receberem um aviso justo sobre as próximas mudanças, bem como formação e a oportunidade de dar feedback, então a solução não funcionará. A fim de evitar este resultado, ajudámos a assegurar que todos na empresa soubessem o que esperar, tivessem tempo suficiente para dar o seu contributo e recebessem formação sempre que for necessário. Após a implementação, a Softline estava disponível para prestar apoio técnico e para assegurar que a solução funcionava sem problemas para cada indivíduo, entre departamentos e para a empresa em geral. Esta parte do processo foi essencial na medida em que nos permitiu analisar a aceitação, identificar problemas através de feedback e testes de sistema, e depois fazer os ajustes necessários para otimizar a solução.
A solução
Esta iniciativa serviu para levantar as barreiras à comunicação em toda a empresa, permitindo que a informação fosse armazenada logicamente, e removeu a inconsistência endémica criada por múltiplas cópias e documentos infinitos em silos. Agora, todos os funcionários podem aceder à informação onde quer que estejam, e a partir de qualquer dispositivo, em segurança, sabendo que esta informação está atualizada. Por sua vez, os gestores e decisores podem acompanhar o fluxo de informação, e verificar o estado das tarefas e projetos sem terem de investigar o que procuram. As soluções implementadas pela Softline também têm ajudado a melhorar o processo criativo. Agora, as equipes podem estabelecer chamadas em conferência, reunir equipes, e atribuir tarefas com zero complicações. A ausência de costura destas ações permite aos indivíduos concentrarem-se em fazer o que fazem melhor - ser criativos em conjunto - mesmo quando estão em continentes diferentes.
"Os problemas com a adoção de soluções são, talvez, inevitáveis. No entanto, a Softline teve o cuidado de nos avisar sobre as limitações bem como sobre as possibilidades da solução. A sua abordagem à gestão da mudança garantiu-nos uma transição suave para o que é, efetivamente, um novo espaço de trabalho para nós - e o efeito no fluxo de trabalho foi instantâneo. Sentimos definitivamente que a solução que eles nos conceberam e a orientação que nos deram resultaram na possibilidade de as nossas equipes poderem partilhar as ideias e colaborar em projetos de forma mais eficaz através das novas soluções implementadas". Murali Krishnan, Gerente Sênior-Conformidade & CISO, Vee Technologies
"Um dos maiores desafios que enfrentámos neste projeto foi juntar todos os 600 membros do pessoal de trabalho num local único. Conseguimo-lo através da consolidação dos canais de informação e armazenamento, e depois integração da gestão de projetos e ferramentas de comunicação que alimentam estes índices. Isto permitiu à Vee Technologies mudar as suas equipes, ferramentas e serviços para uma plataforma única, assegurando que os problemas sejam tratados com coerência e que a informação seja partilhada - e criatividade - era tudo o que devia ser". Atul Ahuja, Vice-Presidente Sénior - Médio Oriente, África e Ásia, Softline.