Resumen
Esta Política establece los estándares y describe las instrucciones a seguir por los empleados y socios comerciales de Softline en la realización de actividades comerciales en todo el mundo con el fin de prevenir la corrupción y los pagos ilegales.
Softline declara responsablemente que lleva a cabo sus actividades en estricto cumplimiento de las regulaciones legales aplicables, en particular en el campo de la lucha contra la corrupción.
Softline realiza todos los esfuerzos necesarios para eliminar (minimizar) las causas y condiciones que generan y alimentan la corrupción.
Tales actividades son críticas para el éxito de Softline. Softline espera el mismo compromiso y pleno apoyo a las políticas anticorrupción en los sectores público y privado de todos los socios, contratistas, clientes y empleados.
Ámbito de aplicación
Esta Política se aplica a todos los empleados, trabajadores con contrato de plazo fijo, altos directivos, miembros de la Junta Directiva de Softline (en adelante denominados, Empleados), así como a todas las contrapartes, consultores, distribuidores, revendedores y otros representantes (en adelante denominados, Socios de Negocio) que actúan en nombre de Softline.
Términos y definiciones
Los términos utilizados en esta Política tienen las siguientes definiciones:
Funcionario público:
- un funcionario del Estado;
- un funcionario electo;
- un funcionario o empleado de una autoridad gubernamental estatal y/o de una autoridad municipal, incluyendo, pero sin limitarse a, las instituciones educativas, las instituciones de salud, las instituciones militares, las autoridades policiales y aduaneras, los servicios de impuestos y de migración, las organizaciones que emiten las licencias, sanciones y permisos estatales.
- un funcionario o empleado de cualquier compañía, empresa, organización comercial o entidad que sea total o parcialmente propiedad del Estado;
- un funcionario o empleado de organizaciones internacionales como las Naciones Unidas, el Comité Olímpico Internacional, el Comité Internacional de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja, entre otras;
- un líder y activista de un partido político;
- un candidato a cualquier cargo político.
La transferencia de materiales u otros objetos de valor a los hijos, cónyuges u otros parientes cercanos de un funcionario público se considerará igual a la transferencia de materiales u otros objetos de valor al propio funcionario público.
Valores materiales y otros valores:
- dinero;
- regalos;
- gastos de entretenimiento;
- ofertas de empleo (incluso para familiares de funcionarios públicos);
- promesas de empleo en el futuro;
- ofrecer descuentos en productos que no están disponibles para los clientes habituales;
- pago de los gastos de transporte, alojamiento y recepción;
- servicios personales;
- donaciones políticas;
- donaciones benéficas.
Deberes
Los empleados deben:
- revisar, comprender y seguir esta Política y cualquier otro documento destinado a su aplicación;
- recibir la formación anticorrupción necesaria, incluidas la formación y la educación;
- notificar sobre los requisitos de esta Política de Socios de Negocio.
Los gerentes deben:
- garantizar que los Empleados y Socios de Negocio sigan los requisitos e instrucciones de esta Política.
El Servicio de Cumplimiento/director de Cumplimiento debe:
- actualizar esta Política y cualquier otro documento destinado a su aplicación, según proceda;
- proporcionar a los Empleados y Socios de Negocio asesoramiento y apoyo en el cumplimiento de esta Política y de la ley.
Disposiciones básicas
Se prohíbe a los Empleados y Socios de Negocio, así como a terceros que actúen en nombre de Softline, realizar, proporcionar, ofrecer o autorizar cualquier pago de sobornos, o transferir cualquier material u otros objetos de valor, directa o indirectamente, a cualquier funcionario público o empleado de cualquier autoridad gubernamental estatal y/o autoridad municipal, así como a cualquier organización o entidad que sea propiedad o esté controlada por el Estado.
Además de lo anterior, los Empleados y Socios de Negocio, así como terceros que actúan en nombre de Softline, no están autorizados a pagar por asistencia y soborno comercial en forma de cualquier material u otros objetos de valor.
Esta prohibición se aplica independientemente de si los fondos de Softline se utilizan para tal oferta de soborno o para proporcionar material u otros objetos de valor y de si la entrega u oferta de sobornos se lleva a cabo directa o indirectamente a través de terceros (tales como agentes, consultores, gerentes de ventas, distribuidores, revendedores y subcontratistas).
Con el fin de asegurar el cumplimiento de los requisitos de la legislación y de esta Política, para todos los Empleados y Socios de Negocio, se han desarrollado las siguientes reglas e instrucciones en el marco del sistema de gestión anticorrupción.
Se prohíben las promesas, los pagos, los regalos, las transferencias o el suministro de cualquier forma de material u otros objetos de valor a funcionarios del gobierno por parte de cualquier Empleado o Socio de Negocio, directa o indirectamente (incluso a través de terceros). Está prohibido pagar por asistencia y soborno comercial en forma de cualquier material u otros objetos de valor.
Los costos de recepción en forma de comidas, entretenimiento y otros beneficios para los funcionarios públicos sólo pueden ser proporcionados si son aprobados por la alta gerencia de Softline.
Las personas públicas sólo pueden recibir regalos de valor insignificante (no más de 500 rublos de la Federación Rusa), que son de naturaleza publicitaria (por lo general llevan el logotipo de Softline o Socios de Negocio).
Las donaciones caritativas a organizaciones de terceros no pueden utilizarse para influir en las decisiones de compra de los clientes. Las donaciones benéficas sólo se pueden hacer a fundaciones benéficas registradas.
Cualquier empleado de Softline que haya recibido información sobre un soborno (material y/o cualquier otro valor/servicio, promesa, esquema) o la posibilidad de dar o recibir un soborno está obligado a escalar el problema, e informar sobre el hecho por correo electrónico: Compliance@softline.com, así como notificar a su supervisor inmediato (o, en ausencia de un supervisor directo, al supervisor, hasta e incluyendo a la alta gerencia de Softline, por medio de un mostrador de recepción virtual, asegurándose de que el supervisor haya respondido al informe de manera adecuada y con la máxima seriedad y haya tomado las medidas necesarias para eliminar la posibilidad de un soborno. Si el empleado no tiene tal convicción, el empleado está obligado a escalar el asunto y llevar esta información a la atención de la alta gerencia de Softline. La forma en que los empleados reaccionan ante las demandas de realizar pagos abusivos o acciones cuestionables es crucial para la capacidad de Softline de prevenir dichos pagos, protegerse de todo tipo de responsabilidad y preservar sus principios éticos y reputación.
Los Empleados y Socios de Negocio de Softline deben cumplir con los procedimientos establecidos de contabilidad y reporte, los cuales reflejan con precisión cada transacción y mantienen un sistema de control interno de contabilidad. El requisito de que todas las transacciones se registren correctamente se aplica a todos los documentos originales, incluyendo facturas, recibos y documentos de gastos, no sólo a los libros mayores. Estos requisitos están diseñados para evitar que las empresas oculten los sobornos y para evitar la presentación de informes fraudulentos.
Softline no tolera a los Empleados y Socios de Negocio que logran resultados infringiendo la ley o actuando de manera inapropiada. La alta gerencia de Softline brindará apoyo total a cualquier Empleado o Socio de Negocio que se niegue a realizar pagos ilegales.
Con el fin de proteger a los Empleados y Socios de Negocio de posibles consecuencias, al recibir una reclamación por hacer un pago ilegal, es necesario:
- negarse a pagar y explicar que Softline no realiza dichos pagos, ya que esto es contrario a las disposiciones de la regulación legal aplicable, a los lineamientos sobre el cumplimiento de la ética comercial y a las reglas internas de Softline;
- explicar que el rechazo es definitivo;
- nunca utilizar medios de comunicación no verbales, incluyendo gestos, posturas, etc., o insinuaciones de comprensión mutua implícita, con el fin de evitar la más mínima suposición sobre la posibilidad de acciones que no cumplan con esta política anticorrupción;
- si estamos hablando de un socio de una empresa conjunta o de un representante de Softline, explique que no están autorizados a hacer pagos en nombre de Softline y que al hacer el pago la empresa se verá obligada a romper la relación con ellos.
Responsabilidad por la violación de esta Política
Al recibir información sobre corrupción, Softline se reserva el derecho de iniciar una investigación interna de este hecho con la participación de las autoridades policiales y otras autoridades competentes, si fuera necesario.
Todos los Empleados o Socios de Negocio son responsables de seguir los requisitos de esta Política y de ejecutar cualquier otro documento destinado a su implementación. El incumplimiento de los requisitos de esta Política constituye la base de sanciones disciplinarias hasta el despido. Además, las personas que violan la legislación anticorrupción pueden ser multadas y privadas de libertad como resultado de un proceso penal.
Todos los altos ejecutivos de Softline son responsables de monitorear el cumplimiento de la política anticorrupción.
CEO global de Softline
S.V. Chernovolenko
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