El problema
Desde que Vee Technologies comenzó su andadura en el sector de la consultoría en 2020, se ha labrado una reputación en el mundo de la sanidad, la industria aeroespacial y las finanzas, entre otros sectores. Sus clientes los adoran por su capacidad para hacer realidad su eslogan: "resultados extraordinarios". En los últimos años, la empresa ha aumentado su plantilla de forma significativa y ahora cuenta con unos 600 empleados. Paralelamente, la empresa se ha expandido geográficamente y, al igual que muchas otras empresas, se ha encontrado con una serie de problemas en el camino que se ven comúnmente con este tipo de crecimiento: ¿Cómo mantener una cultura corporativa fuerte dentro de una fuerza de trabajo dispar? ¿Cómo garantizar la coherencia de la documentación cuando los empleados crean miles de documentos cada día? ¿Y cómo se puede garantizar que todos los miembros de la empresa estén al tanto de la información más reciente cuando hay tanta información flotando por ahí?
Los retos a los que se enfrentaron se agravaron por las plataformas y herramientas heredadas que utilizaban, años después de que debieran haber sido retiradas. Se trata de un escenario familiar. Como ocurre en muchas empresas, los empleados tienden a quedarse con lo que conocen, y puede ser difícil instigar el cambio cuando este tipo de comportamiento es la norma. ¿El resultado? El engorroso sistema de correo electrónico que utilizaban ralentizaba la empresa y provocaba interminables cuellos de botella en el flujo de información. Además, sus depósitos de documentos estaban fragmentados y desorganizados, lo que disminuía la confianza de los miembros del equipo a la hora de localizar y compartir documentos. La situación era algo que vemos con demasiada frecuencia: la información importante languidece en diferentes lugares y los empleados no saben dónde buscar lo que necesitan. La falta de coherencia mermaba su capacidad para obtener resultados extraordinarios.
La solución
Cuando Softline intervino para analizar el problema, pudimos identificar inmediatamente la tecnología heredada utilizada por Vee Technologies como la raíz del problema de coherencia, flujo de información y comunicaciones.
Hemos ideado una solución integral que combina un conjunto personalizado de herramientas de Microsoft para unir a todos los equipos bajo una misma nube. En una estructura corporativa de esta envergadura, no hay lugar para las "tonterías". De hecho, las soluciones superfluas a menudo pueden perjudicar el resultado, por lo que fuimos estrictos a la hora de la selección, eligiendo sólo aquellas herramientas que sirvieran para conseguir los tres resultados previstos.
Sin embargo, podría decirse que una solución de ensueño es sólo la mitad de la batalla. A menos que los empleados reciban un aviso justo sobre los cambios que se avecinan, así como formación y la oportunidad de dar su opinión, la solución no funcionará. Para evitar este resultado, ayudamos a garantizar que todos los empleados de la empresa supieran qué esperar, tuvieran tiempo suficiente para dar su opinión y recibieran formación cuando fuera necesario. Después de la implantación, Softline estuvo presente para proporcionar asistencia técnica y garantizar que la solución funcionara sin problemas para cada persona, entre los departamentos y para la empresa en su conjunto. Esta parte del proceso fue esencial, ya que nos permitió analizar la aceptación, identificar los problemas a través de la retroalimentación y las pruebas del sistema, y luego hacer los ajustes necesarios para optimizar la solución.
El resultado
Esta iniciativa sirvió para levantar las barreras de la comunicación en toda la empresa, permitiendo que la información se almacenara de forma lógica, y eliminó la incoherencia endémica creada por las múltiples copias y los interminables documentos en silos. Ahora, todos los empleados pueden acceder a la información estén donde estén y desde cualquier dispositivo, con la seguridad de que está actualizada. A su vez, los directivos y los responsables de la toma de decisiones pueden seguir el flujo de información y comprobar el estado de las tareas y los proyectos sin tener que rebuscar lo que buscan. Las soluciones implantadas por Softline también han ayudado a mejorar el proceso creativo. Ahora, los equipos pueden organizar conferencias telefónicas, reunir equipos y asignar tareas sin ningún problema. La fluidez de estas acciones permite que los individuos se centren en hacer lo que mejor saben hacer, ser creativos juntos, incluso cuando están en diferentes continentes.
"Los problemas de aceptación cuando se introducen soluciones de barrido son, quizás, inevitables. Sin embargo, Softline tuvo el cuidado de advertirnos sobre las limitaciones y las posibilidades de la solución. Su enfoque de la gestión del cambio garantizó que tuviéramos una transición suave a lo que es, efectivamente, un nuevo espacio de trabajo para nosotros, y el efecto en el flujo de trabajo fue instantáneo. Definitivamente, creemos que la solución que nos adaptaron y la orientación que nos proporcionaron han hecho que nuestros equipos puedan compartir ideas y colaborar en proyectos de forma más eficaz gracias a las nuevas soluciones implementadas. "Murali Krishnan, Director de Cumplimiento y CISO, Vee Technologies
"Uno de los mayores retos a los que nos enfrentamos en este proyecto fue reunir a los 600 miembros de una plantilla dispar en un solo lugar. Lo conseguimos consolidando los canales de información y el almacenamiento, y luego integrando las herramientas de gestión de proyectos y comunicación que se retroalimentan con estos índices. Esto permitió a Vee Technologies trasladar sus equipos, herramientas y servicios a una única plataforma, garantizando que los problemas de coherencia se resolvieran y que el intercambio de información -y la creatividad- fuera todo lo que debería ser. " Atul Ahuja, Vicepresidente Senior de MEA y Asia, Softline.