Situação

A "Nizhnevartovskaya GRES" é a central elétrica mais "jovem" da Europa. É também chamada, com toda a razão, a estação mais ecológica e amiga do ambiente. A central elétrica é um dos principais fornecedores de energia no Distrito Federal dos Urais. A "Nizhnevartovskaya GRES" é última central elétrica na Rússia construída no final do século XX e primeira central elétrica do século XXI. A estação está localizada a 15 km da cidade de Nizhnevartovsk, nas margens do rio Vakh. A 1,5 km da central elétrica foi construída a povoação Izluchinsk, conhecida como povoação dos engenheiros de energia com uma população de 16,5 mil habitantes. A central hidroelétrica está localizada na maior região do distrito autónomo dos Khanty-Mansi chamada Iugra, onde as principais empresas produtoras de petróleo e gás estão localizadas, para as necessidades das quais a central elétrica foi construída.

A direção do Departamento de TI da "Nizhnevartovskaya GRES" S.A. enfrentou a tarefa de otimizar a estrutura dos produtos de software disponíveis a fim de identificar e eliminar os riscos jurídicos relacionados com a utilização do software não licenciado. Além disso, foi preciso minimizar os custos financeiros associados ao software da empresa.

Solução

A fim de minimizar os riscos jurídicos e os custos financeiros do software, foi decidido implementar a tecnologia SAM (Software Asset Management) - Gestão de Licenças de Software.

Software Asset Management (SAM) é uma tecnologia destinada a otimizar os processos de gestão de ativos do software na organização e protege-los. A tecnologia SAM permite organizar melhor a contabilidade do software existente, reduzir os custos da empresa relacionados com a aquisição do software e maximizar os benefícios da utilização do software já adquirido.

Tendo estudado cuidadosamente a situação atual na área de utilização do software na organização, os especialistas da Softline desenvolveram um programa individual de implementação de tecnologia de gestão de licenças e prepararam um cálculo do custo total das despesas relacionadas com a aquisição das licenças para o software utilizado durante todo o período de implementação do projeto.

O programa do projeto inclui a resolução das tarefas prioritárias seguintes:

• Identificar o software em todos os PCs e servidores do cliente.
• Efetuar a automatização do controlo da utilização do software através do Módulo de Gestão de Ativos "Softline Asset Management Module"(SAMM).
• Identificar os direitos existentes sobre o software.
• Efetuar uma análise da legalidade da utilização do software.
• Desenvolver uma metodologia unificada para aquisição, registo, anulação e verificação do software utilizado em conformidade com os requisitos da ISO/IEC 19770.
• Receber as recomendações para minimizar o risco de utilização do software não licenciado.

"Neste projeto, tivemos o prazer de ver que o cliente tinha uma abordagem muito cuidadosa em relação à gestão de ativos de software mesmo antes de convidar a Softline para implementar o projeto. Os funcionários do cliente estavam familiarizados muito bem com a situação - conheciam todos os problemas-chave que surgiam durante a gestão dos ativos do software, e os documentos que confirmam a utilização legal do software estavam em plena ordem. A Softline foi contratada para ajudar a automatizar os processos atuais de gestão de ativos do software, para os quais foi implementada uma ferramenta de automatização apropriada, bem como para construir os processos de negócio eficazes à base de SAM. Para estes fins, todos os processos atuais dos clientes foram devidamente estudados, os processos foram reestruturados e foi criada uma nova abordagem à gestão de ativos de software. Devo salientar que nos sentimos muito à vontade para trabalhar, porque todos os participantes do projeto de SAM do lado do cliente compreenderam claramente as suas metas, objetivos e vantagens".

Vladimir Razuvaev, Chefe do Departamento de SAM na empresa Softline

Implementação

O projeto foi implementado por fases. Na primeira fase, os especialistas da Softline fizeram um inventário do software utilizado na organização. No âmbito deste processo, foram registados mais de 1.000 títulos de software, dos quais mais de 400 eram pagos e outros eram do tipo shareware.

Depois de realizar um inventário do software, foi realizado um trabalho de recolha de documentos confirmando a legitimidade da sua utilização na organização. Com base nos documentos apresentados, os advogados do Departamento de Gestão de Licenças da Softline, especializados em direito de propriedade intelectual, realizaram uma auditoria jurídica exaustiva da base de documentos composta de mais 200 documentos e atribuíram a possibilidade de utilizar mais de 3.500 cópias do software. Com base nos dados recebidos, foi criada a lista de todas as licenças adquiridas com indicação dos possíveis defeitos, bem como foi feita uma comparação com os resultados do inventário técnico do software utilizado.

Além disso, no âmbito do projeto foram calculados e comprovados documentalmente os montantes totais gastos pela empresa na compra das licenças do software utilizado durante todo o período desde a primeira entrega até à conclusão do projeto. No âmbito do projeto, os especialistas da Softline também desenvolveram políticas, procedimentos, recomendações práticas e metodologias que permitem controlar os processos de aquisição, instalação, contabilidade, auditoria e utilização do software.   Ao regular os processos de gestão de software, a "Nizhnevartovskaya GRES" obteve tanto sistema de gestão de software, como uma base para a gestão, redução, minimização dos riscos financeiros e legais associados à utilização do software.

Após a conclusão do projeto, os especialistas da Softline deram a formação aos funcionários do departamento de TI da "Nizhnevartovskaya GRES" sobre as competências e técnicas necessárias para trabalhar com a ferramenta de inventário automatizado.

Resultados

No resultado da implementação da tecnologia de gestão de licenças de software na "Nizhnevartovskaya GRES" foram atingidos os resultados seguintes:

• A auditoria completa do software utilizado for realizada.
• A base de dados unificada de documentos que comprovam a legitimidade do software utilizado, com base no software Softline Asset Management Module foi criada
• A "Disposição de Gestão do Software" foi desenvolvida e introduzida na empresa, bem como todos os procedimentos e políticas relacionadas.
• A lista de software padrão e especializado aprovado para utilização na Empresa foi criada e aprovada.

O funcionário permanente que desempenha as funções de gestor SAM foi atribuído para o departamento do sistema de controlo automatizado da "Nizhnevartovskaya GRES" para manter e desenvolver continuamente a tecnologia de gestão das licenças a fim de atingir o próximo nível de maturidade SAM - nível Dinâmico – ou seja, nível mais elevado de desenvolvimento da tecnologia SAM, quando a gestão de ativos de software é implementada em tempo real e o software como parte da infraestrutura de TI não é considerado como uma ferramenta para manter a funcionalidade do negócio mas como um ativo empresarial.

Baseando-se nos resultados do projeto, é possível afirmar que os objetivos estabelecidos foram alcançados. A implementação do SAM permitiu minimizar os riscos legais, comerciais e outros associados à utilização do software ilegal na empresa, bem como criar as condições para uma utilização mais otimizada dos ativos não materiais disponíveis, o que afeta significativamente a economia do orçamento de TI da central elétrica.