Situação

Uma das áreas importantes para aumentar a eficiência dos processos de negócio da empresa é o trabalho com o pessoal. No momento de início do projeto na fábrica da Nissan, o processo de avaliação do pessoal e a obtenção de um relatório geral com as notas finais dos funcionários foi realizado manualmente - um ficheiro em formato MS Excel foi preenchido, resumido e acordado por todos os participantes, depois impresso e assinado, depois disso os dados foram analisados. Tal processo consumia demasiado tempo e energia dos profissionais de RH, gestores e funcionários. Como resultado, a direção da fábrica da Nissan tomou a decisão de automatizar o processo existente. A Softline que possui uma grande experiência na área da implementação de soluções de automação de processos de negócio, foi escolhida como parceiro.

Solução

Na fase inicial do projeto, os peritos da Softline efetuaram uma auditoria exaustiva dos processos de avaliação existentes do cliente, criaram e aprovaram modelos de design e formulários de relatórios, e depois procederam ao desenvolvimento do subsistema de automação. Com base na auditoria realizada, a Softline propôs um conceito de sistema que satisfazia plenamente as necessidades do cliente e correspondia ao seu orçamento. O objetivo de tal subsistema é: melhorar a qualidade e acessibilidade do processo de avaliação existente para os funcionários da empresa durante o ano; reduzir o volume de trabalho e aumentar a velocidade de processamento dos resultados da avaliação; rastreio automático do processo de preenchimento do formulário de avaliação em seis meses, ano.

O subsistema do apoio ao processo anual de avaliação de pessoal foi desenvolvido com base na solução de portal na plataforma Microsoft SharePoint 2013 implementada anteriormente com a participação da Softline e localizada na nuvem da Softline. Graças à integração bem-sucedida do subsistema na solução já existente, os processos ficaram intuitivamente mais claros para os utilizadores e não precisavam de processo de familiarização, uma vez que o sistema foi implementado como parte de um portal já conhecido.

Resultados

Como resultado da realização deste projeto, o cliente obteve o controlo total sobre o processo anual de avaliação do pessoal. O sistema criado pela Softline permitiu automatizar totalmente todo o processo, que consiste em três fases: avaliação no início do ano financeiro, resultados intercalares a meio e a avaliação no final do ano. A automatização total do processo permitiu eliminar a possibilidade de erros na avaliação e de preenchimento incorreto dos dados pelos funcionários. Ao mesmo tempo, os funcionários de RH receberam o acesso à informação que é recolhida de forma automatizada, bem como a capacidade de obter estes dados em formato Excel em qualquer fase do processo, incluindo de modo remoto.

"O nosso objetivo era implementar o projeto de tal forma que já durante a avaliação intercalar deste ano pudéssemos utilizar a equipe de teste para avaliar os resultados da implementação e compreender o que faltava ao sistema para entrar em funcionamento. Devido à solução implementada pela Softline, a fábrica da Nissan conseguiu reduzir o tempo para resumir os resultados da avaliação do pessoal, bem como reduzir os custos de mão-de-obra para a sua administração", disse Stanislav Maslov, Chefe de Departamento de Robotização e Desenvolvimento personalizado da Softline.